Anleitungen zur E-Rechnungsstellung

• Gehen Sie auf die Homepage des ZRE. 

• Sie haben bereits ein "Mein Unternehmenskonto"? Springen Sie zum nächsten Bild.
• Sie haben noch kein „Mein Unternehmenskonto“ von ELSTER? Klicken Sie auf „Jetzt registrieren“. Erstellen Sie sich ein ELSTER "Mein Unternehmenskonto".
• Bitte beachten Sie dabei, dass die Beantragung eines benötigten Zertifikats einige Tage in Anspruch nehmen kann, falls Sie noch keines haben.

• Melden Sie sich mit Ihrem "Mein Unternehmenskonto" beim Zentralen E-Rechnungseingang (ZRE) RLP an.

• Beim Anmelden muss die Mailadresse, von der Sie die E-Rechnungen in Zukunft an die Verwaltung schicken und die Nachweise von geschickten E-Rechnungen erhalten möchten, angegeben und bestätigt werden.
  
• Nachweise sind sog. "Laufzettel", die dokumentieren, wann welche Rechnung gesendet wurde. Diese werden nach erfolgreichem Senden einer E-Rechnung als PDF an diese Mailadresse verschickt.

• Im Anschluss stehen Ihnen die Optionen "Rechnung einreichen" und "Rechnung erfassen" zur Verfügung.
  • Rechnung einreichen: Sie haben als Unternehmen ein eigenes Rechnungsprogramm, das in der Lage ist, E-Rechnungsdateien im Format XRechnung etc. zu erzeugen? Dann können Sie Ihre xml-Dateien hier hochladen und an uns verschicken.
    
  • Rechnung erfassen: Das Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, auch ohne eine eigene Software alle  Details Ihrer Rechnung direkt in ein Formular einzu-
    geben. Daraus erzeugt das Portal die Datei und ver-
    schickt sie direkt an den Empfänger, hier also die
    Verbandsgemeinde.
    
    
• Für beide Optionen benötigen Sie die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers:
  • Verbandsgemeindeverwaltung Kaisersesch: 071355002000-001-21

• Nachdem Sie sich auf der Homepage des ZRE mit dem "Mein Unternehmenskonto" angemeldet haben,  klicken Sie auf die Option "Rechnung erfassen".

• Jetzt öffnet sich der Rechnungserstellungsvorgang.
• Lesen Sie sich die Informationen durch und klicken Sie auf "Weiter".

• Geben Sie alle Informationen zum Rechnungssteller, also Ihrem Unternehmen, ein. Alle Felder mit * sind Pflichtfelder.
• Danach klicken Sie auf "Weiter".

• Jetzt brauchen Sie die Angaben für den Empfänger der Rechnung:
  
  • Verbandsgemeindeverwaltung Kaisersesch:
    071355002000-001-21
• Klicken Sie anschließend auf "Weiter".

• Jetzt folgen die Details der Rechnung (Datum, Fristen, Zahlungsbedingungen etc.). Hier können auch ergänzende Dokumente, wie Pläne oder Ähnliches hochgeladen werden.
  
• Klicken Sie anschließend auf "Weiter".

• Erfassen Sie nun alle Posten der Rechnung. Das Programm errechnet aus den Netto-Preisen automatisch die Brutto-Preise und stellt die Summe zusammen.
• Mehrere Posten können mit Klick auf den Button "Rechnungsposten hinzufügen" erstellt werden.
• Wenn alles eingetragen wurde, klicken Sie auf "Weiter".

• Zum Schluss bekommen Sie eine Übersicht angezeigt.
• Wenn alles stimmt, können Sie die E-Rechnung nun abschicken.
  
• Die E-Rechnung kann nun auch für Ihre Dokumentation heruntergeladen werden. Die E-Rechnung hat das Format .xml
• Sie erhalten weiterhin eine E-Mail auf die angegebene Adresse, die beim ersten Anmelden angegeben wurde, den sog. "Laufzettel".

Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. E-Mail schreiben

Gibt es bei Ihrem Programm ein Eingabefeld mit "Leitweg-ID"? Wenn ja, geben Sie dort die Leitweg-ID der
Verbandsgemeindeverwaltung Kaisersesch: 071355002000-001-21 ein. Diese wird dann in der xml-Datei mit eingebaut. Dadurch ist es möglich, dass Sie die erzeugte Datei als Anhang in eine E-Mail packen und an ZRE-RLP@poststelle.rlp.de schicken.

Bitte beachten Sie dabei:

• Die Rechnung und alle rechnungsbegleitenden Dokumente müssen als Anlage zur E-Mail versendet werden. Angaben im E-Mail-Text finden keine Beachtung.
• Die Rechnung und alle rechnungsbegleitenden Dokumente müssen in einer Datei enthalten sein.
• Format: XRechnung oder ZUGFeRD-Format
  
• Wenn Sie dies zum ersten Mal machen, rufen Sie uns kurz unter 02653 9996-409 an, um zu testen, ob die E-Rechnung bei uns angekommen ist. So können wir sicher gehen, dass die Verarbeitung des Programms den Anforderungen des ZRE-Portals entspricht
  
  
  

2. Datei hochladen

Sie können die xml-Datei im ZRE-Portal unter "Rechnung einreichen" hochladen und direkt verschicken.

Peppol ist der einzige Übertragungskanal, der für Rechnungsteller keine Registrierung erforderlich macht. Als Rechnungssteller erhalten Sie eine Rückmeldung von Peppol, wenn die Rechnung von Peppol verarbeitet werden kann. Eine automatisierte Rückmeldung vom ZRE erhalten Sie aktuell nicht. Sollte der ZRE die Rechnung allerdings ablehnen, z. B. weil „BT-10“ nicht mit einer korrekten Leitweg-ID befüllt ist, so nimmt der Support des ZRE Kontakt über die Mailadresse auf, die Sie in „BT-43“ der Rechnung hinterlegt haben. Um Peppol zu nutzen, benötigen Sie einen Service Provider, der im Peppol-Netzwerk gelistet ist. Eine Übersicht finden Sie hier. Wenn Sie Rechnungen über einen Dienstleister bzw. über einen Softwareanbieter einreichen, kann dieser Ihnen ggf. bei Fragen zu Peppol weiterhelfen. Weitere Informationen erhalten Sie in den FAQs oder bei OpenPeppol.

• Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im xml-Format. Dieses Rechnungsdatenformat ermöglicht ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer etc.
• XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben.
• Zwischen XRechnung und ZUGFeRD gibt es einen Unterschied: Während ZUGFeRD als hybrides Format sowohl PDF als auch XML verwendet, basiert XRechnung ausschließlich auf xml. ZUGFeRD bietet daher den Vorteil, dass es für Menschen lesbar bleibt, während XRechnung rein maschinenlesbar ist.

Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/faq/xrechnung/

Für die korrekte Übermittlung einer elektronischen Rechnung über den ZRE ist die Angabe der Leitweg-ID zwingend erforderlich. Die spezifische Leitweg-ID stellt sicher, dass die Rechnung korrekt zugeordnet und verarbeitet werden kann (ähnlich wie die Nummer auf einem Ausweis).

Sofern sie aktuell noch keine E-Rechnungen erstellen können, haben Sie in Ausnahmefällen die Möglichkeit, der Verbandsgemeindeverwaltung Kaisersesch auch weiterhin Rechnungen als PDF-Datei an rechnung@kaisersesch.de zukommen zu lassen.